Como planejar o budget de recursos humanos de uma empresa

Pessoas são, provavelmente, os ativos mais importantes de qualquer empresa. Para poder contar com os melhores talentos do mercado e manter o time sempre engajado, é necessário investir. E a forma mais correta de se planejar essas ações é estabelecer um budget de recursos humanos.

Pensando nisso, elaboramos este artigo para que você possa entender melhor a estrutura orçamentária relacionada aos colaboradores. Continue lendo e confira algumas dicas práticas para implementar essa iniciativa em sua organização!

O que é um budget de recursos humanos?

Bastante utilizado e já incorporado em nosso vocabulário, budget é um termo em inglês que pode ser traduzido como “orçamento”. Quando falamos em budget de recursos humanos, então, nos referimos ao planejamento financeiro voltado para pagamento de salários, encargos e outras provisões.

Ele deve prever, também, questões como margens para novas contratações, promoções, investimentos em treinamentos e todos os outros fatores relacionados à gestão de pessoas. O mais comum é que as empresas estabeleçam um budget geral, e que este contenha em si as questões pertinentes aos colaboradores. Em organizações de maior porte, ele pode inclusive ser dividido por subsidiárias ou mesmo por setores.

É importante ressaltar, porém, que o budget de recursos humanos não é apenas o orçamento da área de RH. Muito embora os gestores de pessoas possam ser corresponsáveis, ele deve abranger toda a companhia e todas as iniciativas voltadas para o desenvolvimento dos funcionários. Por isso, é fundamental que seja capaz de suportar as estratégias definidas pelo negócio.

Imagine, por exemplo, uma empresa que deseja expandir as suas operações. Nesse caso, o budget de recursos humanos precisa prever as vagas que serão abertas e as eventuais transferências de pessoal que podem acontecer, bem como os treinamentos e demais práticas de integração.

Quais são as etapas para elaborar esse orçamento?

Para que o budget de recursos humanos da sua empresa seja bem-feito e atenda às suas expectativas, é interessante tomas alguns cuidados. Essa é uma atividade complexa, que envolve todas as áreas da empresa e exige o suporte direto da alta direção, tanto para garantir sua implementação quanto para autorizar ou não as solicitações feitas pelos gestores de cada setor.

Vejamos, a seguir, as principais etapas e pontos que demandam atenção.

Defina as metas relativas à gestão de pessoas

Para que o budget faça sentido, é preciso estabelecer quais objetivos da empresa serão buscados naquele ciclo. Afinal, queremos garantir que os recursos financeiros para atingir essas metas estejam disponíveis. Em outras palavras, a partir das diretrizes organizacionais, devemos entender como os objetivos empresariais podem ser impactados por ações correlacionadas à gestão de pessoas.

Também é preciso avaliar o papel de cada solicitação no todo, levando em consideração aspectos como o cenário econômico, as diretrizes de crescimento do negócio e os indicadores de RH que serão trabalhados.

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Há uma série de atividades que precisam estar previstas no budget. Entre elas se destacam o recrutamento e seleção, o plano de benefícios que será oferecido aos colaboradores, as promoções, as iniciativas de treinamento e desenvolvimento, a segurança e tecnologia, bem como gastos com ações inerentes ao employer branding.

Estabeleça um cronograma orçamentário

Visando criar um budget de recursos humanos que seja abrangente e factível, é preciso coordenar esforços de vários líderes, em diversos setores. Isso só é possível mediante o estabelecimento de um cronograma que designe todas as entregas e os responsáveis por elas. As propostas devem ser feitas paulatinamente, para que sejam analisadas e os cálculos da representatividade financeira possam ser realizados.

Para isso, é fundamental observar as demandas e a capacidade de investimento. Também, é interessante se basear nos registros históricos dos anos anteriores. Caso seja um projeto novo, por exemplo, o orçamento de base zero é uma alternativa interessante.

De todo modo, o cronograma precisa ser robusto o suficiente para que as solicitações apresentadas possam ser priorizadas de acordo com aquilo que a empresa entende como mais importante para o atingimento das metas.

Acompanhe a realidade e faça ajustes sempre que necessário

Depois de criar o orçamento de recursos humanos, é preciso que ele não seja apenas um documento esquecido em algum e-mail. Ele deve ser acompanhado em relação ao seu cumprimento. Partindo da premissa que nenhum gasto previsto foi aleatório, todos eles precisam ser executados conforme o planejamento, a menos que as receitas reais da empresa também não estejam sendo alcançadas.

Os eventuais desvios devem ser explicados e analisados, para que não se cometa erros em relação à parte financeira. É interessante também estabelecer um fluxo de aprovação de ajustes, de forma que os tomadores de decisão possam ficar cientes da necessidade de investimentos incrementais.

Quais são as vantagens de criar um budget de recursos humanos?

Estabelecer um budget de recursos humanos é uma prática que traz diversos benefícios. Em primeiro lugar, a empresa ganha a capacidade de se organizar melhor para o futuro, eliminando eventuais objeções a respeito da liberação de verbas para contratações e investimentos. Sem dúvidas, essa é uma iniciativa que ajuda a elevar os níveis de maturidade gerencial.

Além disso, quando o budget é criado, a alta direção consegue identificar se a percepção dos gestores a respeito do que eles precisam fazer para atingir as metas está, realmente, alinhada aos propósitos da companhia. Eles também podem sugerir mudanças, caso identifiquem desequilíbrios, e intervir diretamente nas situações em que acreditarem que há problemas.

As empresas que conseguem trabalhar com ciclos orçamentários eficientes, normalmente, são aquelas que têm sucesso em outros aspectos da gestão. Afinal, produzir essa ferramenta não é um processo simples; requer esforços variados de pessoas em muitos níveis do negócio. Então, quando tudo acontece como planejado, a tendência é de que exista um forte indicativo a respeito dessa capacidade de execução.

Enfim, o budget de recursos humanos é, com certeza, um instrumento essencial dentro das organizações. Em longo prazo, é possível ter mais clareza sobre as iniciativas que foram propostas e realizadas, e assim fazer uma avaliação a respeito do sucesso e dos erros de cada uma delas. Em última análise, essa é uma excelente forma de entender melhor as próprias práticas de RH dentro da empresa.

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