Mapeamento dos processos de RH: aprenda já como fazer!

É fundamental saber identificar as falhas de produção de uma empresa para que seja possível implantar melhorias contínuas, que otimizem as atividades com impacto no produto final, a fim de que ela esteja sempre em crescimento. Assim, o mapeamento dos processos de RH é um meio de gestão essencial o negócio.

E é justamente este o intuito do mapeamento: viabilizar uma visão maior da organização que disponibiliza maior eficácia de gerenciamento. Para deixar o trabalho mais organizado e otimizar a rotina dos profissionais, é primordial que esse recurso seja feito no setor de RH.

Neste post, daremos dicas para realizar o mapeamento de processos no setor de RH. Acompanhe!

Defina os objetivos

A primeira dica para o mapeamento dos processos de RH é definir os objetivos. Cada processo tem um objetivo específico que causa impacto no conjunto de atividades da empresa. Ao escolher um processo, interrogue qual a razão para ele existir. Certifique-se de aprender seus objetivos, após decidir quais os processos que necessitam de mapeamento.

Afinal de contas, a única maneira de fazer uma análise mais precisa e profunda é captar as limitações de cada processo e, portanto, é necessário compreender o motivo de ele existir, seu grau de importância e qual é sua função dentro da empresa. Ademais, realize uma pesquisa a respeito dos riscos relacionados e procure se manter informado sobre todas as regulamentações ou normas relacionadas a ele.

Faça um planejamento eficiente

Além de determinar as finalidades de cada processo da organização, é preciso fazer um planejamento de RH eficaz. Primeiramente, realize a composição de seu funcionamento atualmente. Dessa forma, fica viável reconhecer espaços para otimizações e estágios que já atuam com exatidão.

É importante ressaltar que para essa fase é essencial coletar informações. É necessário ter à disposição elementos como:

  • atividades realizadas;
  • documentos exigidos por lei;
  • fluxo de trabalho;
  • resultados obtidos;
  • colaboradores relacionados.

Por meio desse alicerce, é possível a realização de uma representação idêntica ao procedimento em questão, viabilizando sua aferição e buscando otimizações.

Determine as etapas

O fato é que todo processo é uma sucessão de fases que levam a certa finalidade. Logo, qual a ordem correta de etapas para o procedimento que está em fase de mapeamento? Do princípio ao final, qual a posição exata de acontecimentos? Tenha muita atenção em cada detalhe!

Tenha em sua mente todo o procedimento de avaliação de performance. Tudo se inicia com a determinação dos talentos que passarão por avaliação. Logo após, é importante determinar o método de avaliação 360 graus, chamar os avaliadores e, dessa forma, conseguir as respostas das avaliações.

Procure determinar, da forma mais precisa possível, as etapas que fazem com que seja possível chegar à finalidade esperada. Isto é imprescindível, a fim de que consiga um olhar mais detalhado de todo o processo. Assim, será possível reforçar ou excluir etapas menos relevantes.

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Colete as informações mais relevantes

É primordial a coleta de informações, a fim de que o mapeamento seja realizado de maneira eficaz. Depois, é preciso utilizar de todos os recursos disponíveis, a fim de coletar o máximo de dados sobre tudo o que será mapeado.

É recomendado não perder nenhum detalhe. Por esse motivo, faça entrevistas com pessoas relacionadas à operação, analise de perto o andamento de cada processo e adote práticas minuciosas, como formulários, coleta de documentos, tabelas etc.

Selecione os recursos importantes

Para ser realizado com eficiência, do que cada processo necessita? O objetivo é compreender os recursos (materiais, humanos e financeiros) necessários para que seja possível realizar a ação que está sendo mapeada.

Alguns procedimentos exigirão um bloco de papel e um especialista em RH — como o planejamento estratégico. Já a conquista de talentos, por exemplo, precisará de sistemas de recrutamento e seleção de excelência. Logo, analise as demandas de cada procedimento.

Geralmente, os processos atuais estão exigindo mais meios do que realmente é necessário. Devido ao fato de identificar desperdícios, esse é um momento de suma importância para o RH. Além disso, será possível para o departamento arquitetar a diminuição dos meios e viabilizar a economia.

Evite erros

O mapeamento de processos é uma tarefa que demanda estudo e bastante cuidados a cada detalhe. Não definir um objetivo claro é um erro bastante comumente. Caso não seja dada a devida importância a esse ponto, será muito difícil determinar em quais procedimentos haverá mapeamento e qual efeito você deseja conquistar. Dessa forma, fica impossível medir seus resultados de maneira decisiva.

Além disso, não deixe de dialogar com a equipe sobre a ação que está sendo realizada. Afinal de contas, os funcionários que estão atuando nela são as mais eficazes fontes de dados sobre um procedimento.

Compartilhe o mapeamento com o time do RH

O fato é que a definição de fluxograma e o mapeamento de processos no departamento de RH não existem simplesmente por existir. A finalidade é deixar os colaboradores de RH nivelados, viabilizar melhorias no gerenciamento de pessoas e assegurar que os procedimentos sejam realizados com eficiência.

Não basta somente seguir etapas para que isso aconteça. É necessário compartilhá-lo. Logo, faça uma reunião com a equipe de recursos humanos, esclareça os processos que passaram por mapeamento, a razão disso e, também, qual a posição exata para a execução dessa atividade. Além de maximizar a harmonia da equipe, será possível assegurar procedimentos mais enxutos, planejar um RH muito mais estratégico e economizar recursos importantes.

Por fim, por meio do mapeamento dos processos de RH, é possível identificar os problemas que afetam a empresa, os pontos fracos e fortes, as falhas na integração, o retrabalho, as tarefas que têm um valor baixo agregado, isto é, a ferramenta ajuda a maximizar a eficiência e a performance da organização.

Quando a empresa não tem a preocupação de conhecer as suas falhas, a tendência é que tenha queda na produtividade, desmotivação dos colaboradores, desorganização, retrabalho das tarefas, perda de dinheiro e de tempo.

Você curtiu nossas dicas sobre o mapeamento dos processos de RH? Então, aproveite a sua visita em nosso blog para conhecer os melhores tipos de tecnologia no RH das empresas!