A mudança para a assinatura digital no contrato de trabalho chegou para transformar integralmente o processo de admissão, oferecendo uma nova experiência aos candidatos e profissionais de RH.
Mas, antes de abordarmos como a tecnologia mudou a forma como um contrato de trabalho é finalizado, vamos entender o que é uma assinatura digital.
Como funciona a assinatura digital
A assinatura digital utiliza códigos matemáticos e criptografia para verificar a autenticidade e integridade de mensagens e documentos.
Ela garante que o conteúdo de uma mensagem não seja alterado e ajuda a evitar problemas de falsificação de identidade e adulteração nas comunicações digitais.
As assinaturas digitais também fornecem informações adicionais, como a origem da mensagem, status e consentimento de quem está assinando aquele documento online.
Aqui no Brasil a assinatura digital é validada e aceita juridicamente. Ela possui o mesmo valor que uma assinatura tradicional, desde que tenha sido realizada por meio de uma certificadora autorizada e em conformidade com a legislação brasileira.
5 razões para adotar a assinatura digital no recrutamento e seleção
Algumas empresas ainda usam formulários em papel e planilhas para fazer o controle de todo o processo de novos contratados, inclusive a coleta de assinaturas.
Porém muitas empresas já vivem a revolução da tecnologia nos processos de Recursos Humanos e utilizam sistemas completos de recrutamento online com assinatura digital, facilitando o trabalho e trazendo segurança ao processo.
E é exatamente isso que vamos te mostrar a seguir, apresentando 6 motivos para você adotar a assinatura digital nos contratos de trabalho.
- Assinatura de Contrato em lotes
Com um Software como o da Selecty, é possível que o gestor assine contratos digitalmente por lote.
Isso quer dizer que, no caso de uma contratação de vários funcionários numa única vez, muito comum em empresas que têm alto volume de contratações, é possível assinar todos os contratos em apenas um clique.
Já imaginou poder assinar 500 contratos por vez? É muito mais agilidade no processo de contratação.
- Aprimora seus processos de propostas e contratos de trabalho
Num processo de assinatura tradicional, os documentos, incluindo a carta de oferta e contrato de trabalho, são impressos e assinados pelo candidato presencialmente, e então devolvidos e arquivados, ou adicionados a um sistema de gerenciamento de documentos físicos.
Já com um software completo de recrutamento e seleção, esse processo é 100% online e os candidatos recebem todos os documentos por e-mail para assinatura digital.
Assim, é possível garantir uma integração 100% online dos novos funcionários, incorporando assinaturas digitais em todo o processo de contratação, rastreando e devolvendo os documentos assinados de forma digital, sem a necessidade da presença física.
- Termos e condições garantidos de ponta a ponta
Com uma assinatura digital, é possível que Consultorias de Recrutamento e Seleção, bem como RHs internos, possam ter a garantia de que os envolvidos no processo tenham ciência dos termos e condições propostos. O que é fundamental para evitar futuros aborrecimentos.
- Validade jurídica nos manuais do funcionário
A maioria das empresas possui um manual do funcionário que contém normas, procedimentos e políticas operacionais da empresa.
Para que o manual do funcionário seja realmente válido tanto para a empresa quanto para o funcionário, é importante que ele seja lido e aceito em cada nova contratação. E a assinatura eletrônica é uma ótima opção para isso.
- Agilidade na autorização para folha de pagamento
Garantir que a nova contratação esteja vinculada corretamente à folha de pagamento é outro benefício da utilização das assinaturas eletrônicas.
Isso garantirá que os dados bancários do novo colaborador estejam configurados em tempo hábil para que ele possa receber seu pagamento corretamente.
- Elimina a burocracia
Remover os papéis do processo transforma completamente a maneira como as novas contratações são gerenciadas. Os benefícios são para todos os envolvidos no processo.
Rapidamente, as equipes de seleção sentem a redução do tempo para a finalização da contratação e percebem em sua rotina a agilidade para trazer novas pessoas para dentro da empresa. Muitas vezes, de semanas para dias.
Outra significativa redução é em relação à carga administrativa, eliminando os tomadores de tempo: impressão e verificação de papéis.
Como os candidatos utilizam a assinatura digital?
O Software da Selecty, por exemplo, tem integração com a plataforma ClickSign, então todos os candidatos aprovados em um processo seletivo podem seguir com suas assinaturas.
O candidato assina os documentos em poucos cliques, com total validade jurídica. Assim que as assinaturas são adicionadas e os detalhes confirmados, o documento é imediatamente disponibilizado para a equipe contratante.
Segurança para contratantes e contratados
Além de todos os benefícios que mencionamos anteriormente, a integração dos documentos por meio de um único Software também ajuda a evitar certos riscos causados por um processo conduzido de maneira manual.
Documentos assinados no papel podem se perder e isso é um grande risco em relação à LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
Os candidatos aprovados, por sua vez, podem fornecer dados de uma maneira rápida, segura e fácil ao empregador.
Com documentos online, todo o processo, desde a oferta até o contrato final, são facilmente conduzidos. Então, é possível dar mais foco ao processo, além de possibilitar uma experiência de integração mais envolvente e acolhedora.
Como vimos, a assinatura digital nos contratos de trabalho é bastante relevante e melhora todo o processo. Com ela, podemos diminuir a burocracia e trazer mais segurança para empregadores e candidatos, além de reduzir tempo de contratação e melhorar a experiência do novo contratado.
O Software Selecty garante todo o processo de forma online, desde a divulgação de vagas até a exportação para a folha de pagamento. Como seria seu RH hoje com uma ajuda dessas?
Nós podemos tornar realidade, basta solicitar o contato de nossos especialistas.