8 motivos para você usar um sistema de recrutamento e seleção

Uma das principais dificuldades dos profissionais de RH é o gerenciamento dos processos de seleção da empresa, os quais contam com uma quantidade enorme de informações dos candidatos que precisam ser analisadas de forma criteriosa, em procedimentos que ocorrem em diversas etapas.

A utilização de um sistema de recrutamento tornou-se imprescindível para facilitar as atividades do selecionador que, normalmente, é responsável pela condução de diversos processos simultâneos.

O acúmulo de processos sem uma gestão estruturada impacta diretamente na análise e gerenciamento dos resultados, prejudicando o acompanhamento de dados estratégicos por parte das lideranças.

Descubra o que uma plataforma de recrutamento e seleção pode fazer para ajudar no desenvolvimento do seu trabalho de gestão e recrutamento e veja 8 vantagens de utilizar esse tipo de software em sua empresa!

O que é um sistema de recrutamento e seleção?

A atuação da área de RH tem se tornado cada vez mais estratégica para as empresas. Hoje em dia, há uma necessidade muito grande de que os processos sejam conduzidos de modo rápido e com menor chance de erros.

Contratações equivocadas geram inúmeros prejuízos, que vão desde o custeio dos encargos trabalhistas, além da perda de recursos investidos em treinamento e outras atividades. É ruim também para o clima organizacional, pois os colaboradores que ficam podem se mostrar insatisfeitos com a alta rotatividade.

Para potencializar o procedimento de R&S, os profissionais de gestão de pessoas podem contar com softwares de recrutamento e seleção, sistemas computacionais que servem para automatizar e organizar uma série de rotinas dos processos, além de centralizar todas as informações.

Quais são as vantagens de um sistema desses?

Há inúmeras vantagens na implantação de um software de recrutamento e seleção. Confira agora algumas delas:

1. Centralização das informações

Sua empresa pode realizar diversos processos de seleção simultaneamente em um dado período e cada profissional ficar responsável por conduzir diversas etapas e manter várias informações de cada seleção – currículos, resultados de testes, cronogramas, feedbacks do requisitante.

Se esses profissionais tiverem autonomia para armazenar esses dados da forma como acharem melhor, você, como gestor, certamente terá dificuldades para acompanhar o status de todos os processos e obter relatórios dos indicadores de desempenho de sua equipe.

Sem contar no tempo que cada selecionador terá que dispensar para organizar suas informações. Ou ainda, se um deles vier a sair da empresa ou mudar de função, como garantir que o conhecimento sobre seus processos não seja perdido? 

Com a utilização de um sistema de recrutamento e seleção, você garante que todas as informações estejam centralizadas em um único local e que os processos ocorram de modo padronizado. Também possibilita acesso a todos os envolvidos e interessados, mediante liberação.

2. Automação de processos

Com a adoção de um software de recrutamento e seleção é possível automatizar muitas rotinas do processo, entre elas, o envio de alertas aos candidatos com o posicionamento sobre o andamento do processo de seleção, fazer divulgações automáticas em portais de emprego, além de manter o gestor requisitante sempre informado sobre a vaga.

Também é possível realizar o ranqueamento automático de candidatos compatíveis com a vaga e a aplicação de testes online em centenas de candidatos simultaneamente.

Essas rotinas automatizadas significam economia de tempo, podendo substituir atividades operacionais do dia a dia por funções mais estratégicas e que agreguem mais valor para a organização.

Além de todos esses benefícios, temos ainda a minimização da ocorrência de erros e a garantia do compliance, conformidade do processo dentro das regras de negócio da organização.

Um exemplo são as regras que algumas companhias estipulam para restringir a participação em processos seletivos de ex-funcionários desligados recentemente.

3. Medição de indicadores

Utilizando um sistema para gerenciar as etapas da seleção é possível mensurar indicadores de desempenho e identificar as eventuais possibilidades de atuação. Você pode descobrir, por exemplo, qual veículo está sendo utilizado para atrair talentos de forma mais eficiente, medir exatamente o tempo gasto em cada etapa, avaliar o funil de seleção e a evolução do processo seletivo.

Como se sabe, decisões baseadas em fatos e dados são sempre mais indicadas do que as que levam em consideração apenas opiniões. Essas informações também podem ajudar a negociar melhor com a alta direção e com o gestor solicitante da vaga. Mensurar os SLAs (sigla em inglês para Acordo de Nível de Serviço) de qualquer processo é algo que já faz parte da realidade das empresas de sucesso.

4. Registro do histórico de candidatos

Empresas que ainda utilizam currículos de papel ou mesmo as que recebem documentos em Word ou PDF têm muita dificuldade para armazenar essas informações. Inevitavelmente, elas acabam se perdendo quando a seleção é finalizada.

Com um software, não há razão para se preocupar. Todas as informações dos candidatos ficam retidas e você pode acessá-las a qualquer momento. Isso pode tornar os processos mais ágeis, especialmente em casos de posições similares às de recrutamentos anteriores.

Desta forma, é possível gerar um vasto histórico de informações de relacionamento da empresa com o candidato, contando com o registro dos testes realizados, vagas às quais já se candidatou, pareceres de selecionadores, comunicações realizadas, identificação de profissionais recomendados para determinados cargos, arquivos anexados, entre outros.

5. Redução de custos

Um sistema de recrutamento e seleção pode contribuir de diversas formas com a diminuição de custos. Desde minimizar a utilização de documentos impressos em papel, passando pela redução de horas de trabalho da equipe até a economia de custos com turnover gerada por melhores escolhas de candidatos.

Com o sistema, você poderá criar diversos requisitos para as vagas, definindo as responsabilidades e aptidões necessárias para cada cargo e manter o registro do comportamento dos candidatos ao longo do processo e assim cometer menos erros.

Além disso, há a possibilidade de utilizar o software para fazer testes online e vídeo entrevistas, barateando muito os custos do processo, inclusive para os próprios candidatos interessados nas posições.

6. Comunicação mais eficiente

A implementação de um software de recrutamento e seleção simplifica o processo como um todo. Por todas as informações estarem na mesma base, você pode incentivar as interações entre os steakholders do processo e diminuir os ruídos de comunicação.

Dessa forma, a interação entre o selecionador e todas as partes envolvidas no processo seletivo será fortemente otimizada. Começando pelo contato com os candidatos, que será facilitado por ferramentas de disparo automático de e-mails e SMS.

A equipe de RH pode disponibilizar dados em tempo real para o solicitante da vaga, demonstrando a evolução do processo. Isso acalma a ansiedade do gestor por informações e prazos.

A comunicação entre a equipe de seleção e o coordenador de RH se tornará mais fluida, uma vez que o registro de todas as intercorrências do processo e atividades realizadas estarão centralizadas, fornecendo um histórico completo para acompanhamento por parte da liderança.

7. Melhoria em treinamentos e desenvolvimento

Como todas as competências dos então candidatos ficaram registradas no sistema ao longo de todo o processo, uma vez que alguém for escolhido para ocupar uma posição, a área de RH poderá usar essas informações de maneira mais inteligente.

Cada vez mais as empresas têm reconhecido a importância de treinamentos no desenvolvimento de profissionais, mas esses só se mostram realmente úteis quando estão ajustados às necessidades de cada profissional.

Com as informações do software, o gestor já sabe quais são as principais deficiências daquele profissional que acaba de entrar no quadro e dessa forma poderá priorizar sua evolução desde os primeiros dias de trabalho.

8. Crescimento da produtividade

Ao optar por um sistema de recrutamento e seleção, você perceberá, já no curto prazo, um aumento significativo na produtividade do seu time. A plataforma reduz ou até mesmo elimina a necessidade de atividades de conferência e retrabalhos originados por erros.

O software substitui a utilização de anotações e planilhas de controle paralelo que deixam os processos extremamente burocráticos e falhos. Assim, há uma diminuição do risco e uma maior precisão na gestão das informações.

Os processos estão mais complexos e lidar com todas as demandas dessa atividade é um desafio imenso. Por isso, adotar um software de recrutamento e seleção pode ajudar muito sua empresa, automatizando e tornando tudo mais simples, economizando tempo e deixando você mais livre para cuidar de questões mais estratégicas e relevantes.

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