Os avanços tecnológicos e as possibilidades de automação são meios fundamentais para que as empresas consigam garantir a eficiência em uma atividade extremamente relevante para o sucesso de seus negócios: o controle de processos.
Eles melhoram a capacidade dos processos de produção, aumentam a qualidade dos produtos e serviços e facilitam a adaptação às constantes mudanças que acontecem no mercado. O êxito na implantação desse tipo de solução depende de conhecimento técnico, de uma boa gestão de projetos e equipes e do know-how dos envolvidos.
Neste artigo, você poderá entender melhor a respeito da importância da tecnologia e da automação para o controle de processos e algumas áreas em que há grandes diferenciais obtidos a partir de investimentos dessa natureza.
O que é o controle de processos?
O controle de processos é a combinação de ferramentas de engenharia e de tecnologia da informação usada para atingir um nível consistente de produção, economia e segurança no conjunto de atividades que compõe a transformação de recursos em produtos ou serviços.
É amplamente implantado em indústrias das mais diversas áreas em todo mundo, como refino de petróleo, fabricação de celulose, geração de energia e manufaturas em geral.
O controle parte da ideia da utilização de meios tecnológicos e computacionais para realizar tarefas que são muito dispendiosas, difíceis e até mesmo impossíveis de serem feitas de forma manual. Seja em virtude da quantidade de apontamentos e processamentos de dados, seja em relação aos riscos envolvidos.
Existe uma grande diversidade de processos que precisam ser controlados, variando em relação à sua extensão e complexidade. A automação e a tecnologia permitem que vários desses possam ser feitos com menos pessoas dedicadas, a custos mais baratos e de forma muito mais acertada.
A relevância do controle automatizado de processos
O desenvolvimento de grandes sistemas automáticos de controle de processos foi fundamental para permitir que as empresas conseguissem lidar com operações que envolvem grandes volumes de informações e que não poderiam ser realizados de outra maneira.
Mais recentemente, o controle automatizado de processos alcançou praticamente todas as áreas de uma empresa, deixando de ser algo diretamente relacionado aos processos produtivos finalísticos. Hoje podemos falar em automação de processos meio, como gestão financeira, suprimentos, recursos humanos, dentre outros.
A evolução nas ferramentas de gestão trouxe também a possibilidade da terceirização do controle, por meio da utilização de softwares especialistas e dedicados a atuar em relação a um determinado processo ou até em uma parte específica de um processo.
Com isso, a empresa consegue se manter organizada e ativa, deixando que seus profissionais tenham mais tempo para se dedicar às suas funções mais estratégicas e de maior agregação de valor.
Quais processos empresariais podem ser automatizados?
Historicamente, as empresas, sobretudo indústrias, estão habituadas à utilização de recursos tecnológicos para automatizar o controle de seus processos produtivos. As necessidades de ganhos de escala fizeram com que houvesse um foco muito grande em conseguir atingir esse objetivo.
Processos de produção artesanais ainda existem, mas servem para atender a nichos específicos de mercado. A grande demanda por bens consumíveis desde a explosão populacional após a segunda metade do século passado transformou significativamente o modo como as empresas precisam atuar para suprir esses anseios da população.
E, como vimos, essa evolução também atingiu outros processos dentro das organizações. Citamos aqui alguns deles.
Recrutamento e seleção
O processo de divulgar vagas de postos de trabalho, seja pela substituição de profissionais, seja pela expansão das atividades da empresa, e a consequente escolha dentre os candidatos disponíveis são compostos por diversas etapas interligadas. E várias dessas tarefas são burocráticas e consomem um grande tempo dos colaboradores de RH envolvidos, que deixam de se dedicar ao que realmente importa.
Neste sentido, há uma série dessas etapas que pode ser automatizada, visando reduzir os prazos e melhorar a eficiência ao longo de todo o processo. Há, por exemplo, soluções de software que permitem a triagem automática de currículos, a comunicação direta com os candidatos e ferramentas especializadas que facilitam a análise em casos de grandes volumes.
Avaliação de desempenho
Um processo bastante moroso e difícil de ser realizado em empresas que não investem em automação é o de avaliação de desempenho. Imagine uma organização que possui diversos colaboradores rodando anualmente essa questão das percepções e feedbacks dos líderes e gestores de equipes em formulários eletrônicos não inteligentes ou até mesmo de papel.
O trabalho que dá para que sejam feitas a compilação e a divulgação dos resultados pode até mesmo inviabilizar o processo, fazendo com que muitas empresas o abandonem.
A solução é adotar uma ferramenta online que permita ao RH centralizar as informações e fazer os cálculos de um modo simples. Assim, os esforços podem ser concentrados nas análises em si e na elaboração dos planos de desenvolvimento.
Gestão de pedidos e fornecedores
Toda empresa precisa de insumos que são transformados para que sejam disponibilizados aos seus clientes em forma de produtos e serviços. Ter uma área de suprimentos que coordene todo esse relacionamento de forma manual pode fazer com que haja perda de competitividade perante os concorrentes.
Ferramentas que controlam os estoques e fazem os pedidos automaticamente, mediante parâmetros pré-definidos, não só agilizam o andamento das atividades, mas também tornam o processo mais efetivo, já que a inteligência computacional melhora a gestão dos recursos.
Suporte à força de vendas
Uma evolução bastante interessante é a utilização de aplicativos corporativos desenvolvidos especialmente para comércios e vendedores que trabalham com grandes volumes de vendas todos os dias.
Esse tipo de solução ajuda a otimizar a produtividade das equipes e responsáveis pelas vendas, eliminando uma série de tarefas manuais, como cadastro e dimensionamento de pedidos, fazendo com que seja possível aumentar o faturamento sem a necessidade de grandes investimentos.
O controle de processos feito de maneira automatizada também aumenta a segurança da empresa, porque os avanços das soluções de tecnologia da informação estão voltados a garantir uma maior rigidez em relação ao vazamento e à perda de dados. Isso faz total diferença em termos estratégicos, especialmente em áreas como RH ou finanças.
Sem dúvidas, os benefícios da utilização da tecnologia e da automação para o controle de processos são enormes e podem fazer toda a diferença para o sucesso de uma empresa!
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