Checklist: 10 documentos para admissão que a empresa deve pedir

O recrutamento e a seleção fazem parte das tarefas estratégicas de uma empresa. O processo precisa ser bem estruturado a fim de que os melhores talentos possam ser trazidos para a empresa e ela consiga um alinhamento entre as suas demandas e as competências dos novos profissionais. No entanto, essa é a primeira fase, que vem seguida da etapa de contratação, na qual são solicitados os documentos para admissão.

Você já sabe quais são eles? O que não pode ser pedido? Qual a importância de manter os dados? Confira a checklist que preparamos!

Qual a importância da documentação no processo admissional?

Legislação trabalhista. O termo é uma síntese do que representam os documentos no processo admissional. Eles servirão como uma proteção para a empresa, a fim de que ela possa se manter regular perante a lei. Não é raro, por exemplo, que o Ministério do Trabalho envie seus representantes até as empresas para poder fiscalizar os contratos firmados. 

Se existir qualquer inconformidade, multas podem ser prescritas e o risco de processos trabalhistas será maior. Imagine contratar uma pessoa sem um comprovante de que ela tem as habilidades necessárias para ocupar aquele cargo. Algo impensável, não é mesmo?

Vale ressaltar que os documentos para admissão possibilitarão que você, de fato, conheça o profissional. Além disso, eles servem de base para eventuais pagamentos de direitos trabalhistas (como salário-família, pensão alimentícia e IRRF), sem esquecer do enquadramento para que a empresa possa se manter em dia com as suas obrigações fiscais. 

Quais os principais documentos para a admissão?

A empresa deve atentar a algumas obrigações antes de solicitar a documentação do colaborador que entrará em seu quadro de funcionários. A primeira delas diz respeito aos prazos para a devolução após a entrega. O período para retorno ao profissional é de 5 dias úteis. 

A instituição não pode manter em seu poder documentos originais e cópias autenticadas do colaborador. Por isso, é fundamental estar atento aos dias para que o departamento de pessoal insira todas as informações no banco de dados. Portanto, a equipe deve estar preparada para a conferência eficaz, independentemente do número de profissionais que forem admitidos simultaneamente.

Dito isso, confira a lista com algumas das obrigações documentais: 

1. carteira de trabalho: na qual a empresa assinará sobre o contrato de trabalho; 
2. cópia da carteira de identidade e CPF: principal identificação de um indivíduo; 
3. número de inscrição do PIS: é o Programa de Integração Social, que visa ao financiamento de pagamento do seguro-desemprego, abono salarial; logo, caso qualquer coisa aconteça, o profissional estará resguardado; 
4. comprovante de escolaridade: o profissional precisa certificar à empresa o seu nível educacional e se ele corresponde à posição a ser ocupada; 
5. cópia do certificado de reservista: para homens entre 18 e 45 anos que comprovarem a quitação de suas obrigações militares;
6. cópia de certidão de nascimento ou casamento: no caso da primeira, para os solteiros, e a segunda para os casados; 
7. cópia da certidão de nascimento dos filhos de até 21 anos: para recebimento de salário-família;
8. cópia do cartão de vacina e frequência escolar: de filhos de até 7 anos de idade; 
9. cópia da CNH: para cargos que exigem utilização de veículos de transporte conduzidos pelo profissional contratado; 
10. exame admissional: necessário para comprovar a saúde do colaborador, deve ser apresentado antes mesmo da admissão. Aliás, ele serve para comparação, caso alguma doença de trabalho acometa o colaborador. 

Esses são os principais documentos, mas a empresa também pode exigir outros, dependendo do seu ramo de atuação. Esse é o caso dos registros profissionais como CRM para médicos e OAB para advogados.

E a documentação que não pode ser exigida?

Alguns documentos não podem ser exigidos, de acordo com a lei. Quando a empresa toma essa atitude, ela está sujeita a penalidades. Entre eles estão: 

1. exame de HIV; 
2. exame de gravidez; 
3. registro de negativação de cadastro em órgãos como SPC; 
4. informações sobre antecedentes criminais; 
5. certidão comprobatória de ausência de ações trabalhistas contra empregadores anteriores.

De acordo com a Organização Internacional do Trabalho, a exigência desses comprovantes configura-se como discriminação. Isso porque configura distinção, exclusão ou preferência baseada em termos que não interferem na atividade profissional, além de serem comprovadamente fatores que alteram a igualdade de oportunidades.

Como realizar esse procedimento de forma prática?

O tempo gasto para a conferência de todos os documentos pode ser maior do que o esperado. Logo, uma maneira de otimizar o processo é por meio da utilização de softwares especializados. 

Assim que é contratado, o profissional recebe uma lista de todos os documentos que precisam ser enviados e o prazo para isso. No próprio software, o RH pode controlar todo o recebimento, seja físico ou online, e fazer a conferência do que já foi recebido e do que está faltando.

Além disso, a ferramenta funciona como um banco de dados para o próprio departamento pessoal ter controle sobre o tipo de contrato de trabalho. Ou seja, se ele é:

• tradicional, no qual o contratado deve permanecer na empresa por 44 horas semanais;
• intermitente, regime no qual o trabalhador recebe por horas trabalhadas;
• remoto, no qual o profissional não precisa ir todos os dias à empresa;
• prestação de serviços, modelo pelo qual não se tem o vínculo empregatício. 

Ao utilizar a tecnologia, o RH tem acesso de maneira mais simples às informações. No momento em que for gerar o contrato com todas as suas especificidades, incluindo a digitalização dos arquivos que posteriormente irão para o banco de dados de colaboradores, o preenchimento já se torna automático. 

Enfim, o controle é facilitado, permitindo uma visão mais completa sobre o que está faltando e em tempo hábil. A tecnologia será a responsável por desburocratizar uma etapa tão importante e que precisa de atenção aos mínimos detalhes. 

Regularizar as contratações é fundamental para o processo de entrada de colaboradores é determinante para o sucesso de ações do RH. Portanto, estude bem quais os documentos para admissão são necessários e evite problemas futuros. 

Falando em regulamentação e automatização, confira uma lista com os processos de RH que podem ser otimizados!