Os desafios do processo admissional na era do eSocial

O eSocial já é uma realidade para grande parte das empresas brasileiras. O sistema, que tem por objetivo simplificar e possibilitar uma entrega única de todas as obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias, substituindo outras plataformas utilizadas pelo governo anteriormente, promete alterar significativamente o modo de atuação dos RHs em todo país. Uma das atividades afetadas por essa implantação é o processo admissional.

O eSocial abre algumas possibilidades e, neste artigo, você poderá se informar a respeito de algumas delas, bem como sobre as informações que passam a ser obrigatórias e quais são os principais desafios nesse contexto. Continue a leitura!

O que é o eSocial?

O eSocial é uma iniciativa instituída pelo Governo Federal, por meio do Decreto n.º 8.373, de 2014, que visa desenvolver um sistema integrado para a tomada de informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, que serão mantidas em um mesmo ambiente virtual de alcance nacional. Ele possibilita aos órgãos interessados a utilização desses dados em relação ao cálculo de tributos e de contribuições, bem como à fiscalização.

Foi criado a partir de uma ação que uniu a Receita Federal, o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), o Ministério do Trabalho e a Caixa Econômica Federal. Espera-se que facilite todo o trâmite e o fluxo de informações entre empresas empregadoras e o governo, especialmente em tudo o que está relacionado aos vínculos trabalhistas e demais informações a respeito dos colaboradores, por parte do poder público.

Substituto

O sistema deve substituir outras plataformas utilizadas anteriormente, como a RAIS, o CAGED, a DIRF e a SEFIP, o que tornará o trabalho do departamento pessoal, certamente, menos burocrático. A prestação de contas das obrigações deve ser simplificada e a segurança das informações tende a melhorar, em virtude de os dados serem transmitidos por meio digital em um único ambiente.

Isso também tornará o trabalho dos órgãos de governo mais fácil, além de aumentar o controle sobre o pagamento de tributos. Até novembro de 2018, todas as empresas privadas brasileiras passam a ser obrigadas a adotar o sistema. As últimas a entrar na nova plataforma são as micro e pequenas empresas, além dos microempreendedores individuais (MEI).

Os entes públicos passaram a adotar a plataforma em 2019. A expectativa do governo é de que a arrecadação possa crescer cerca de R$ 20 bilhões por ano, principalmente em virtude da minimização de erros: daí sua obrigatoriedade.

Quais os principais desafios no processo admissional?

O eSocial, sem dúvidas, muda a forma como as áreas de recursos humanos estavam acostumadas a trabalhar. É claro, com o passar do tempo, as rotinas tendem a se tornar mais simples, porém há um período de adaptação. Além do cadastramento de todos os colaboradores ativos no sistema, outras informações se tornam obrigatórias.

Em virtude das mudanças, será necessária uma melhor qualificação dos profissionais de recursos humanos, investimento em treinamentos, além de maior controle e rigor com as informações de cadastro dos colaboradores. A partir do momento em que se começa a lidar com dados de uma forma mais estratégica, pode-se, inclusive, gerar indicadores para o processo, fazendo com que as decisões sejam mais bem embasadas.

Há alterações em diversos dos chamados eventos não periódicos, que compreendem, além da admissão de empregados, as alterações cadastrais e contratuais, os afastamentos e as notificações de aviso prévio e de afastamentos.

Veja, a seguir, as principais questões que as empresas precisam estar atentas no momento das contratações.

Unificação das informações

A partir da implantação do sistema, as empresas precisam se organizar para enviar as informações das pessoas contratadas em todas as suas áreas antes do fechamento da folha de pagamento. Dessa forma, o RH conseguirá fazer corretamente o cálculo dos recolhimentos e resumir os dados para enviar ao governo.

O principal desafio, nesse sentido, é fazer com que todos os setores trabalhem de modo sincronizado e com troca constante de informações entre eles, garantido o sucesso das entregas finais.

É preciso, também, ter cuidado com a inconsistência das informações. O eSocial traz a necessidade de maior rigor e critério com o preenchimento e input de dados no sistema, pois a fiscalização tende a ser cada vez mais incisiva e ampla. Então, é recomendável que as pessoas sejam capacitadas para lidar com essa situação.

Gerenciamento das contratações

Uma ação interessante nesse contexto, é buscar antecipar as questões e já adequar as informações às necessidades do eSocial mesmo antes de o colaborador entrar na empresa.

A adoção de um software de R&S para gerenciamento dos documentos e do histórico do profissional durante o processo de seleção pode contribuir significativamente para que essas atividades aconteçam sem maiores problemas.

As informações das novas contratações, que precisam ser levantadas com antecedência, geram processos de admissão preliminar, possibilitando o envio dos documentos básicos até o fim do prazo do eSocial, de um modo descomplicado e inserido no processo de admissão.

Adequação dos processos de exames admissionais

O eSocial também altera a forma de envio de dados de Segurança e Saúde do Trabalho (SST). No que diz respeito a essa demanda, apesar da aleatoriedade da ocorrência dos eventos, há prazos que precisam ser respeitados.

Os exames médicos devem ser enviados até o dia 7 do mês subsequente à data de sua realização. Porém, deve-se observar que os dados precisam ser enviados, no máximo, até o fim do dia imediatamente anterior ao do início da relação de trabalho. Ou seja, para que o trabalhador possa começar efetivamente a trabalhar, as informações relativas aos seus exames deverão ser enviadas previamente.

Essa situação é um tanto complexa, pois envolve as clínicas que prestam o serviço de administração do Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) da empresa. Conforme as novas regras, esse parceiro precisa enviar todas as informações pertinentes em tempo hábil para que o prazo seja cumprido.

Por isso, é importante se antecipar e desenvolver seu fornecedor, oferecendo treinamento e alinhamento, de forma a evitar problemas na rotina das atividades.

Inconsistência das informações

Para a inclusão de dados de admissão no eSocial, é necessário incluir todas as informações corretamente e fazer uma conferência precisa dessas referências. Isso porque, qualquer dado incorreto, impossibilita a formalização desse novo trabalhador na empresa.

O eSocial não aceita, por exemplo, dados de um funcionário registrado com o nome de solteiro e que mudou de sobrenome ao casar-se, ou funcionários que adquiriram um novo número de PIS após a emissão da segunda via da carteira de trabalho.

A solução para esse problema é contar com sistemas digitais capazes de compilar e dar um suporte para que a coleta de documentos e a análise prévia desses dados, otimizando o tempo do RH.

Planejamento prévio

O eSocial promete otimizar diversos processos e unificar dados. Porém, ele traz prazos que devem ser cumpridos religiosamente pela empresa para que não haja problemas na prestação dessas informações, nem a cobrança de multas.

Por isso, a organização deve criar um cronograma para que logo após a conclusão do processo seletivo, ela tenha condições de prestar esses dados em tempo hábil, contando com a possibilidade de inconsistência nos dados que citamos acima.

A implantação do eSocial exige uma adaptação das organizações em relação aos seus fluxos internos, para que elas consigam absorver as demandas sem sobrecarregar o RH e manter os processos em conformidade.

Além disso, instituir uma padronização desses processos, dividindo-os em etapas bem claras, vai guiar os Recursos Humanos e permitir que as declarações ao eSocial sejam feitas com eficiência.

Como a tecnologia pode ajudar no uso do eSocial?

É importante que o gestor de RH questione se as rotinas de operação atuais dão a margem de tempo necessária para que a formalização no eSocial seja feita de maneira tranquila, sem precisar “correr contra o relógio” para atender os prazos.

Dentro de um processo seletivo, que já é bem complexo e longo por si só, acrescentar dias para essa formalização pode trazer um prejuízo ainda maior para a empresa. As equipes já estão sobrecarregadas e a produtividade comprometida. Se pensarmos que a corporação tem apenas 24 horas antes da efetiva contratação do empregado para prestar essas contas, qualquer erro compromete o início desse trabalho.

Vale lembrar que se a organização demorar para fazer a formalização e trazer o colaborador para a empresa, ela corre o risco de perder esse profissional para a concorrência.

Por isso, contar com softwares capazes de agilizar o processo seletivo e que possam organizar os dados para que essa regularização seja agilizada é o melhor caminho. A tecnologia ajuda a monitorar prazos, emitir avisos e avaliar os dados com antecedência, permitindo assim que a empresa atue em conformidade. Contar com um sistema moderno e eficiente tornou-se requisito básico para que as organizações consigam realizar seus processos.

Não restam dúvidas que o eSocial está alterando e ainda vai mudar muitas das atividades de rotina no processo admissional, bem como em toda estrutura do trato de informações nos setores de recursos humanos. Para que você consiga aproveitar todos os benefícios desse novo sistema, vale a pena investir em softwares capazes de trazer ainda mais agilidade ao processo seletivo, que ampliem a divulgação das vagas e ofereçam filtros eficientes para a triagem de perfis.

A ferramenta oferecida pela Selecty é capaz de proporcionar uma seleção muito mais precisa, acertada e rápida, economizando o tempo necessário para encontrar o profissional ideal e com isso, proporcionar a tranquilidade necessária para que a formalização no eSocial seja feita sem percalços. Entre em contato conosco, conheça os nossos serviços e saiba como podemos ajudar!

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